Cara Menghitung Kebutuhan Cetak Sebelum Sewa Mesin Fotocopy

Sebelum Anda memutuskan untuk menyewa mesin fotocopy, langkah paling penting yang perlu dilakukan adalah menghitung kebutuhan cetak secara tepat. Perhitungan yang akurat akan membantu Anda memilih mesin yang sesuai dengan volume kerja, jenis dokumen, serta anggaran operasional. Tanpa perhitungan yang matang, Anda berisiko menyewa mesin yang terlalu besar atau justru tidak mampu mengimbangi kebutuhan cetak harian.

Berikut panduan lengkap untuk menghitung kebutuhan cetak sebelum menyewa mesin fotocopy:

1. Identifikasi Jenis Dokumen yang Dicetak

Langkah pertama adalah memahami jenis dokumen yang biasa dicetak, misalnya:

Dokumen teks hitam-putih (surat, laporan)
Dokumen berwarna (presentasi, brosur)
Dokumen ukuran besar seperti A3
Cetakan volume tinggi seperti soal ujian atau bahan pelatihan

Dengan mengetahui jenis dokumen, Anda dapat menentukan apakah membutuhkan mesin standar (hitam-putih) atau mesin multifungsi berwarna dengan ukuran cetak bervariasi.

2. Hitung Volume Cetak Harian dan Bulanan

Gunakan data riil atau perkiraan aktivitas kerja sehari-hari. Pertimbangkan:

Jumlah karyawan yang menggunakan mesin
Frekuensi pencetakan per orang per hari
Kebutuhan khusus, seperti cetak dokumen untuk event atau masa ujian

Contoh perhitungan:

Jika 10 orang masing-masing mencetak rata-rata 30 lembar per hari:

10 orang x 30 lembar = 300 lembar per hari
300 lembar x 22 hari kerja = 6.600 lembar per bulan

Hasil ini bisa menjadi acuan untuk memilih paket sewa mesin dengan kapasitas minimal 7.000 lembar/bulan agar tetap aman.

3. Klasifikasikan Jenis Cetakan: Hitam-Putih vs Berwarna

Cetakan berwarna umumnya jauh lebih mahal dibandingkan hitam-putih. Maka, pastikan Anda tahu berapa persen dari total cetakan yang membutuhkan warna.

Contoh:

Dari total 6.600 lembar per bulan:

80% hitam-putih → 5.280 lembar
20% berwarna → 1.320 lembar

Perincian ini akan membantu dalam memilih mesin yang memiliki fitur cetak berwarna dan juga dalam menghitung biaya sewa serta harga per lembar cetak.

4. Perhitungkan Biaya Per Lembar Cetak

Tanyakan kepada penyedia sewa mesin fotocopy mengenai:

Biaya per lembar hitam-putih (misal: Rp100/lembar)
Biaya per lembar warna (misal: Rp500–Rp1.000/lembar)
Biaya sewa bulanan tetap
Termasuk atau tidaknya toner dan servis

Estimasi biaya bulanan:

Hitam-putih: 5.280 lembar x Rp100 = Rp528.000
Berwarna: 1.320 lembar x Rp800 = Rp1.056.000
Total biaya cetak = Rp1.584.000/bulan
+ Biaya sewa tetap = (misal) Rp500.000
Total bulanan = Rp2.084.000

5. Sesuaikan dengan Anggaran dan Efisiensi Operasional
Dari hasil estimasi kebutuhan dan biaya, Anda bisa membandingkan beberapa opsi:

Apakah lebih hemat sewa mesin dibandingkan outsourcing ke percetakan?

Apakah perlu upgrade mesin ke tipe yang lebih cepat?

Perlukah satu atau dua mesin (misalnya, satu untuk warna, satu untuk hitam-putih)?

6. Konsultasi dengan Penyedia Sewa
Jika Anda masih ragu, diskusikan langsung kebutuhan Anda dengan penyedia jasa sewa mesin fotocopy. Mereka biasanya menawarkan:

Survei kebutuhan cetak gratis

Rekomendasi mesin berdasarkan volume cetak

Paket khusus untuk sekolah, kantor, atau UKM

Kesimpulan
Menghitung kebutuhan cetak sebelum menyewa mesin fotocopy sangat penting untuk efisiensi biaya dan operasional. Dengan memperhitungkan jenis dokumen, volume cetak, kebutuhan warna, dan biaya per lembar, Anda bisa menentukan pilihan mesin fotocopy yang paling tepat.

Dengan data yang akurat, sewa mesin fotocopy bukan hanya solusi praktis, tapi juga investasi cerdas untuk kelancaran kegiatan bisnis Anda.

Jika Anda sedang mencari Pusat Sewa Mesin fotokopi murah dengan hasil bagus, bisa banget coba layanan dari CV. Htree Mutiara Copier. Selain sewa mesin fotocopy, kami juga punya layanan cetak dokumen yang cepat, rapi, dan ramah di kantong.

📍 Lokasi: Komplek Permata Kopo 2, Jl. Opal Blok C.2 No.70, Sukamenak – Kab. Bandung
📞 WhatsApp: 0881-0239-77889

Cara Menghitung Kebutuhan Cetak Sebelum Sewa Mesin Fotocopy