Tips Menghemat Biaya Cetak dengan Mesin Fotocopy Sewaan di Bandung

Menyewa mesin fotocopy di Bandung adalah langkah cerdas untuk mengelola anggaran operasional. Namun, meskipun biaya perawatan dan toner sudah termasuk dalam paket sewa (all-in service), Anda masih bisa mengendalikan pengeluaran bulanan secara signifikan, terutama dalam hal biaya kelebihan cetak (overage) dan efisiensi pemakaian kertas.

Berikut adalah tips praktis untuk menghemat biaya cetak secara maksimal dengan mesin fotocopy sewaan Anda.

1. Kuasai Manajemen Kuota Cetak Bulanan

Biaya cetak termahal dalam skema sewa adalah biaya overage (kelebihan cetak). Mengendalikan kuota adalah kunci penghematan.

A. Pilih Kuota yang Paling Akurat

• Hindari Under-Spec: Jangan memilih paket kuota yang terlalu kecil hanya karena biaya sewanya murah. Jika Anda mencetak 5.000 lembar tetapi hanya mengambil paket 3.000 lembar, Anda harus membayar 2.000 lembar sisanya dengan harga overage yang biasanya lebih mahal daripada harga kuota dalam paket.
• Hindari Over-Spec: Jangan mengambil kuota 10.000 jika Anda hanya mencetak 5.000 lembar. Anda membayar untuk kuota yang tidak terpakai.
• Solusi: Catat volume cetak selama 3 bulan terakhir. Pilih paket yang sedikit di atas rata-rata bulanan Anda untuk memberikan buffer keamanan.

B. Manfaatkan Fitur Laporan Cetak

• Mayoritas mesin fotocopy sewaan (MFP) memiliki fitur untuk mencetak laporan penggunaan bulanan. Lakukan audit cetak ini secara rutin untuk mengidentifikasi departemen atau pengguna yang paling banyak mencetak, sehingga Anda dapat menetapkan kebijakan cetak yang lebih ketat.

2. Optimalkan Penggunaan Kertas dan Duplexing

Penghematan kertas tidak hanya ramah lingkungan, tetapi juga mengurangi jumlah klik cetak Anda hingga 50%.

A. Aktifkan Default Cetak Dua Sisi (Duplex)

• Atur semua komputer kantor Anda di Bandung agar pengaturan cetak default adalah dua sisi (duplex). Hal ini secara otomatis mengurangi jumlah lembar cetak Anda separuhnya, sehingga menghemat biaya per klik secara signifikan.

B. Gunakan N-up Printing

• Untuk dokumen internal, draf, atau bahan bacaan, gunakan fitur N-up Printing (misalnya, 2 in 1 atau 4 in 1). Fitur ini memungkinkan Anda mencetak 2 atau 4 halaman dokumen asli ke dalam 1 lembar kertas fisik.

C. Manfaatkan Fitur Proofread Digital

• Dorong karyawan untuk melakukan koreksi (proofread) pada layar komputer (PDF) sebelum mencetak. Ini mengurangi kebutuhan mencetak draf berulang kali yang membuang kuota cetak.

3. Strategi Penghematan Warna (Color Printing)

Cetak warna adalah sumber biaya overage paling mahal.

A. Tetapkan Kebijakan Ketat untuk Cetak Warna

• Buat kebijakan di kantor Bandung Anda bahwa cetak warna hanya diperbolehkan untuk dokumen eksternal, pemasaran, atau presentasi resmi yang mutlak membutuhkan warna.
• Atur default printer jaringan Anda menjadi Monokrom (Hitam Putih). Pengguna harus secara manual memilih warna jika diperlukan.

B. Pisahkan Tugas Warna dan Monokrom

• Jika Anda menyewa mesin color MFP, manfaatkan fitur pembagian biaya per klik yang ditawarkan vendor:
  • Monokrom: Biaya murah (sekitar Rp80-120 per klik).
  • Warna: Biaya tinggi (sekitar Rp800-2.000 per klik).
• Gunakan mesin sewaan monochrome berkecepatan tinggi sebagai workhorse utama, dan gunakan printer desktop warna kecil milik sendiri untuk kebutuhan warna minimal (atau sewa color MFP dengan kuota warna yang sangat kecil).

4. Efisiensi Penggunaan Mesin (Scan and Digitalization)

Mesin fotocopy modern adalah multifunction peripheral (MFP). Gunakan semua fiturnya untuk menghemat cetak fisik.

A. Digitalisasi Dokumen

• Manfaatkan fitur Scan to Email atau Scan to Folder mesin sewaan Anda. Alih-alih mem-fotocopy dokumen tebal dan menyimpannya di lemari arsip, scan dokumen tersebut dan simpan dalam bentuk digital. Ini menghemat kertas, kuota cetak, dan ruang penyimpanan.

B. Preview dan Edit Sebelum Cetak

• Pastikan semua karyawan tahu cara menggunakan fungsi preview cetak. Jangan mencetak dokumen yang belum diformat dengan baik.

Kesimpulan

Menghemat biaya cetak saat menggunakan mesin fotocopy sewaan di Bandung adalah tentang disiplin operasional dan manajemen kuota. Dengan mengoptimalkan cetak dua sisi, membatasi cetak warna hanya untuk yang esensial, dan secara cerdas memanfaatkan fitur scanning digital, Anda dapat menjaga pengeluaran bulanan tetap dalam batas paket sewa Anda, sekaligus memaksimalkan investasi yang sudah Anda keluarkan.

Jika Anda sedang mencari  Pusat Sewa Mesin fotocopy murah dengan hasil bagus, bisa banget coba layanan dari CV. Htree Mutiara Copier. Selain sewa mesin fotocopy, kami juga punya layanan cetak dokumen yang cepat, rapi, dan ramah di kantong.

📍 Lokasi: Komplek Permata Kopo 2, Jl. Opal Blok C.2 No.70, Sukamenak – Kab. Bandung
📞 WhatsApp: 0881-0239-77889